Karakteristik Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran merupakan tulang punggung dari setiap organisasi, memainkan peran penting dalam menjaga kelancaran operasional sehari-hari.
Mengelola beragam tugas administratif dengan efisien, administrasi perkantoran memastikan bahwa setiap departemen dapat berfungsi dengan optimal.
Arti Sempit Administrasi Perkantoran
Pengertian administrasi perkantoran ini bisa dikatakan sempit apabila penekanan pada profesi tersebut masih meliputi dunia tata usaha yang lebih melibatkan urusan kepegawaian, tata pelaksanaan, dan pelayanan. Tugas seorang Admin perkantoran yang satu ini memang cukup andil untuk menunjang pelayanan dari suatu perusahaan dan organisasi itu sendiri.
Tugas Administrasi Perkantoran
Setelah memahami lima fungsi di atas, kini saatnya kita mengenal tentang tugas-tugasnya. Berikut adalah beberapa tugas penting dari bagian administrasi di perkantoran.
Pertama, administrasi ini bertugas untuk menyusun berbagai agenda. Misalnya, membuat jadwal rapat rutin dengan karyawan dan rapat bersama klien atau mitra bisnis.
Untuk bisa menjalankan tugas ini dengan baik, maka kemampuan komunikasi menjadi aspek penting yang perlu dikuasai. Selain itu, dalam menyusun agenda, penting untuk mempersiapkan segala kebutuhannya, misalnya ruangan dan perlengkapan rapat.
Tugas kedua dari administrasi khusus perkantoran yakni mengurus segala jenis surat-menyurat yang dibutuhkan oleh perusahaan. Jadi, mereka bertanggung jawab untuk mengelola surat yang masuk dan keluar.
Setiap kantor tentu memiliki berbagai jenis dokumen yang perlu dikelola. Inilah salah satu tugas bagian administrasi yang cukup vital.
Contoh dokumen yang perlu dikelola yakni notula rapat, laporan kinerja perusahaan, dan laporan keuangan. Kemampuan dalam melakukan pembukuan, pengarsipan, hingga analisis dan riset diperlukan dalam menjalankan tugas ini.
Tugas administrasi perkantoran yang selanjutnya yakni melakukan berbagai pengelolaan data, antara lain yakni menginput, mengarsip, dan merekap data.
Dalam melakukan input data, maka bidang administrasi akan menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan untuk menjadi aset kantor. Misalnya, informasi yang berbentuk formulir, data multimedia, dan berbagai aset non-dokumen. Melakukan penginputan ini perlu dilakukan secara efektif dan efisien.
Data tersebut kemudian diarsipkan dan direkap supaya tersimpan dengan baik. Jika diperlukan, maka data tersebut akan lebih mudah untuk dicari dan dimanfaatkan.
Namun, perlu dipastikan bahwa tidak semua orang berhak untuk mengakses data tersebut. Perlu dipastikan dengan baik siapa saja yang berhak mengakses data perusahaan.
Maka dari itu, ketika melakukan pengarsipan, harus memperhatikan berbagai aspek, termasuk menjaga kerahasiaan untuk jenis data atau dokumen tertentu. Pastikan keamanan dari data tersebut terjamin, supaya tidak ada data yang bocor.
Selanjutnya, administrasi perkantoran bertugas untuk menerima telepon yang masuk. Maka dari itu, dibutuhkan kemampuan komunikasi yang baik, termasuk untuk menjawab pertanyaan dan menangani keluhan masuk.
Dalam mendukung kegiatan kantor, seringkali dibutuhkan akomodasi. Untuk mengatur hal ini, dibutuhkan bagian administrasi, termasuk menyusun dan memastikan jadwal setiap agendanya.
Contoh kegiatan yang membutuhkan akomodasi antara lain rapat di luar kantor, perjalanan dinas, dan menghadiri berbagai acara yang berkaitan dengan keperluan kantor.
Untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan di kantor, tentunya diperlukan fasilitas yang memadai. Maka dari itu, pengelolaan dan pengadaan inventaris menjadi salah satu langkah penting yang perlu diperhatikan.
Bagian administrasi bertanggung jawab untuk mengelola perlengkapan dan peralatan kantor. Beberapa tugas penting dalam hal ini antara lain membuat daftar inventaris, mengecek dan memastikan kondisi inventaris, serta mengajukan pengadaan inventaris.
Administrasi khusus perkantoran juga bertugas untuk menyusun laporan atas pekerjaannya, sebagaimana menjadi tanggung jawab secara umum bagi setiap bagian di kantor.
Dengan berbagai evaluasi yang tertulis dalam laporan tersebut, maka bagian administrasi juga dapat melakukan perbaikan supaya kinerjanya semakin baik ke depannya.
Itulah penjelasan mengenai berbagai fungsi dan tugas dari bidang administrasi untuk lingkup perkantoran. Jika melihat kembali paparan di atas, bisa disimpulkan bahwa tanggung jawabnya memang sangat kompleks.
Maka dari itu, apabila berminat untuk memasuki bidang kerja administrasi perkantoran, sebaiknya ikuti terlebih dahulu pelatihan Office Management dari PasarTrainer. Pastikan kita benar-benar siap untuk mengelola administrasi secara optimal!
Administrasi perkantoran merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam perusahaan. Apa pun bidang industri perusahaan Anda, semua membutuhkan administrasi perkantoran. Alasannya, tugas administrasi perkantoran melibatkan sejumlah pekerjaan yang mendukung kelancaran perusahaan.
Generasi muda masa kini mungkin banyak yang memilih jalan karier di bidang kreatif atau teknologi. Namun, administrasi perkantoran masih menjadi pekerjaan penting dan selalu dibutuhkan kapan pun. Administrasi perkantoran pada masa kini justru menggunakan teknologi demi menunjang efisiensi pekerjaannya.
Lantas, apa saja tugas administrasi perkantoran dalam sebuah perusahaan? Mari kita ulas bidang karier yang paling penting dalam perusahaan ini di artikel ini.
Terbuka dan Ekspansif
Ruang lingkup administrasi lebih terbuka dan ekspansif, artinya pekerjaan kantor bisa dilakukan dimanapun dalam organisasi, tidak hanya di kantor atau gedung saja, tapi bisa juga dilakukan di luar kantor atau di luar gedung.
Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli
Agar bisa lebih memahami tentang administrasi perkantoran, mari kita simak pendapat para ahli di bawah ini:
George Terry menjelaskan bahwa admin kantor adalah pengendalian, perencanaan, dan pengorganisasian pekerjaan dalam suatu kantor dan menjadi penggerak pada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang sudah ditetapkan bisa tercapai dengan baik.
Menerima Panggilan Telepon
Administrator kantor juga bertanggung jawab terhadap setiap panggilan telepon yang masuk. Keterampilan komunikasi yang baik diperlukan dalam tugas ini karena mereka menjadi penghubung antara penelepon (pihak eksternal) dan karyawan yang bekerja di dalamnya. Administrasi perkantoran juga menangani keluhan pelanggan apabila perusahaan belum memiliki divisi customer care atau customer service.
Baca juga: Sistem Customer Self Service untuk Multifinance
Apa itu Administrasi Perkantoran?
Administrasi perkantoran adalah proses mengawasi operasi sehari-hari kantor. Tugas seorang Admin perkantoran biasanya menjadi tanggung jawab seorang manajer.
Tergantung pada struktur operasi umum organisasi, dan kompleksitas tugas yang terkait dengan operasi secara umum. Tanggung jawab manajer dapat fokus pada beberapa tugas inti, atau melibatkan pengelolaan berbagai fungsi.
Mengenal Administrasi Perkantoran
Ada baiknya Anda memahami makna administrasi terlebih dahulu sebelum memahami pengertian administrasi perkantoran. Berdasarkan etimologi, administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu ‘ad’ artinya intensif dan ‘ministrare’ yang berarti membantu atau melayani. Administrasi perkantoran berarti pekerjaan rutin atau intensif yang berhubungan dengan pengelolaan data atau informasi.
Tugas Administrasi Perkantoran
Pekerjaan administrasi perkantoran mencakup berbagai tugas yang mendukung kelancaran operasional dan manajemen suatu kantor.
Umumnya pekerjaan ini dikerjakan oleh mereka yang menempuh kuliah di jurusan administrasi, baik administrasi secara umum ataupun khusus seperti negera, bisnis, dan lainnya.
Berikut adalah beberapa contoh pekerjaan dalam administrasi perkantoran:
